Corona - Aktuelle Informationen 17.04.2020 - Kurzarbeit spezial
Wichtige Hinweise für Arbeitgeber und deren Arbeitnehmern im Falle von Kurzarbeit
Nachweis über Arbeitszeiten
Es ist zwingend erforderlich Arbeitszeitnachweise, aus denen die tägliche Arbeitszeit ersichtlich ist, zu führen. Die Angabe in der Anzeige über Arbeitsausfall ist eine erwartete Verteilung – eine Einschätzung, die im Nachhinein mit der tatsächlichen Abrechnung konkretisiert wird.
Während der Kurzarbeit sind Arbeitszeitnachweise der betroffenen Arbeitnehmer/innen zu führen. Zu erfassen ist in Stunden, wann die/der Arbeitnehmer/in tatsächlich gearbeitet hat, wann Urlaub war, Überstunden abgebaut wurden, andere Fehlzeiten vorlagen und wann Kurzarbeit war.
Diese Nachweise und die Lohnabrechnungen dienen der Prüfung des Anspruchs durch die Agentur für Arbeit nach Beendigung der Kurzarbeit.
Eine Vorlage haben wir Ihnen auf unserer Homepage zum Download bereitgestellt.
Mustervorlage - Monatsstundennachweis für Mitarbeiter in Kurzarbeit
Lohnsteuerklasse und Eintragung von Kinderfreibeträgen in der elektronischen Lohnsteuerkarte
Für die Berechnung des Kurzarbeitergelds (KUG) sind grundsätzlich die im jeweiligen Kalendermonat (Anspruchszeitraum) in der „elektronischen Lohnsteuerkarte“ vorgenommenen Eintragungen über die Lohnsteuerklasse und über den Kinderfreibetrag maßgebend. Änderungen sind für einen bereits abgerechneten Kalendermonat unbeachtlich. Das KUG wird nach dem höheren Leistungssatz 1 (67 % statt nur 60 %) gewährt, wenn in der „elektronischen Lohnsteuerkarte“ (Lohnsteuerabzugsmerkmale) ein Kinderfreibetrag mit dem Zähler von mindestens 0,5 eingetragen ist.
Problem bei Lohnsteuerklasse V
Bei Lohnsteuerklasse V ist in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen kein Kinderfreibetrag eingetragen. Damit muss das Vorhandensein eines Kindes anders nachgewiesen werden: Der höhere Leistungssatz 1 (67 %) kann auch dann gewährt werden, wenn das Vorhandensein eines Kindes im Sinne des Einkommensteuergesetzes aufgrund einer entsprechenden Bescheinigung der Agentur für Arbeit nachgewiesen wurde. Die Ausstellung einer Bescheinigung durch die Agentur für Arbeit kann sowohl vom Arbeitgeber als auch von dem / der Arbeitnehmer/in beantragt werden. In diesem Antrag sind die erforderlichen Angaben zu machen. Folgende Unterlagen sind dem Antrag beizufügen:
Auszug der „elektronischen Lohnsteuerkarte“ des/der Ehegatten/in oder
Bescheinigung des Finanzamtes (oder des Arbeitgebers) über die Eintragung von Kinderfreibeträgen in den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen des/der Ehegatten/in.
Die Bescheinigung des Finanzamtes muss der/die Arbeitnehmer/in über folgendes Formular beantragen:
Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 20__
Falls diese Nachweise nicht vorhanden sind und kurzfristig nicht beschaffbar sind, so könnten eventuell hilfsweise eine Kopie der Geburtsurkunde und eines aktuellen Kontoauszugs mit der Kindergeld-Überweisung als Nachweis dienen. Ob diese Alternativ-Nachweise aber von der Agentur für Arbeit anerkannt werden, ist nicht sicher.
Hier finden Sie ein Muster-Schreiben zur Beantragung einer Bescheinigung für das Vorhandensein eines Kindes bei der Agentur für Arbeit.
Mustervorlage - Antrag an die Agentur für Arbeit für den Nachweis eines Kindes
Wichtig für Sie als Arbeitgeber:
Für die korrekte Beantragung und Abrechnung von KUG benötigen wir von Ihnen die Information, welche Ihrer Arbeitnehmer/innen mit Steuerklasse V mit dem höheren Leistungssatz 1 (67 %) abgerechnet werden sollen.
Tipp für Ihre Arbeitnehmer/innen mit Lohnsteuerklasse V:
Durch Wechsel der Lohnsteuerklasse von V auf IV oder III kann das KUG erhöht werden, da die Höhe des KUG vom Nettoentgeltausfall abhängt. Wichtig: Der Wechsel der Lohnsteuerklasse muss rechtzeitig beim Finanzamt beantragt werden. Wirksam wird der Wechsel im Folgemonat.
Zusammenfassung - Was ist zu tun, um die Höhe des KUG zu optimieren?
1. Arbeitnehmer/innen mit Lohnsteuerklasse V, die Kinder haben, benötigen einen Nachweis.
2. Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung des Finanzamtes für den Lohnsteuerabzug (oder oben genannte Alternativen) => Antrag über obigen Link
3. Antrag auf Ausstellung einer Bescheinigung durch die Agentur für Arbeit zum Nachweis des Vorhandenseins eines Kindes => Musterantrag über obigen Link; beizufügen ist die Bescheinigung des Finanzamtes für den Lohnsteuerabzug.
4. Zur Optimierung der Höhe des KUG: Wechsel der Lohnsteuerklasse prüfen.
Vorsicht bei Minijobs!
Für geringfügig Beschäftigte kann kein KUG beantragt werden. Wenn die Arbeitszeit von Minijobbern reduziert wird, dann ist eine schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitnehmer notwendig (Vertragsänderung). Ohne eine solche Vereinbarung besteht die Gefahr, dass – obwohl keine Arbeitsleistung erbracht wurde – Sozialversicherungsbeiträge für den sog. Phantomlohn anfallen.
Mustervorlage - Vereinbarung über Reduktion der Arbeitszeit bei Minijobs
Hinweis für die Mustervorlagen:
Bei Schreibvorlagen/Mustern handelt es sich stets um Orientierungshilfen, die als Beispiele zu verstehen sind und keinen Anspruch auf Allgemeingültigkeit oder Vollständigkeit erheben. Für die richtige Anwendung im konkreten Einzelfall hat der Anwender selbst Sorge zu tragen. Es kann keine Haftung übernommen werden.
Kurzinformation zum Thema KUG:
Kurzarbeitergeld (KUG)
(Corona-Virus: Informationen für Unternehmen)
Hier noch die Informationen zum Thema Kurzarbeit aus den bisherigen Rundschreiben:
Aus unserem Sonderrundschreiben vom 20.03.2020
Kurzarbeit:
Bereits in unserem Sonderrundschreiben vom 18.03.2020 hatten wir über Kurzarbeit informiert. Ergänzend zu diesen Informationen haben wir auf unserer Homepage eine Mustervereinbarung zur Einführung von Kurzarbeit bereit gestellt.
Muster Einverständniserklärung für Kurzarbeit
Falls Sie Kurzarbeit planen und wir Ihnen beim Ausfüllen der „Anzeige über Arbeitsausfall“ helfen sollen, mailen Sie bitte den folgenden Fragebogen ausgefüllt an uns.
Beantragung von Kurzarbeitergeld - Fragebogen zur Anzeige von Arbeitsausfall
Aus unserem Rundschreiben vom 18.3.2020
Kurzarbeitergeld
Wird in Folge des Coronavirus eine vorübergehende Reduzierung der üblichen Arbeitszeiten notwendig, können betroffene Betriebe bei ihrer zuständigen Agentur für Arbeit Kurzarbeitergeld beantragen.
Zudem sollen erweiterte Regelungen rückwirkend zum 01. März 2020 in Kraft treten. Unter anderem sollen die Sozialversicherungsbeiträge vollständig von der Bundesagentur für Arbeit übernommen werden.
Informationen zum Kurzarbeitergeld
Merkblatt
Beantragung von Kurzarbeitergeld:
Um Kurzarbeitergeld (KUG) abrechnen zu können, müssen Sie vorher eine „Anzeige über Arbeitsausfall“ bei der zuständigen Agentur für Arbeit abgeben.
Dies ist nötig, da wir für die Abrechnung z. B. eine „Stammnummer-Ableitungsnummer Kug“ brauchen. Anbei erhalten Sie einen Link, um die „Anzeige über Arbeitsausfall“ bei der Bundesagentur für Arbeit abzugeben:
Formular „Anzeige über Arbeitsausfall“
Diese Anzeige müssen Sie ausfüllen. Der „Antrag auf Kurzarbeitergeld – Leistungsantrag“ läuft bei uns über die Lohnabrechnung.
=> Wenn wir Sie beim Anzeigen der Kurzarbeit unterstützen sollen, brauchen wir diesen Fragebogen ausgefüllt zurück.
Wichtig: schriftliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmern erforderlich! => Mustervorlage
Die Entscheidung, ob Kurzarbeitergeld gewährt wird, obliegt der Bundesagentur für Arbeit. Kurzarbeit stellt eine Ausnahme von dem Grundsatz dar, dass der Arbeitgeber das Risiko des Arbeitsausfalles zu tragen hat, also trotz Nichtbeschäftigung des Arbeitnehmers die Vergütung in voller Höhe weiterzuzahlen hat, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitskraft persönlich angeboten hat (§ 615 BGB). Kurzarbeit mit der Folge des Wegfalls des Vergütungsanspruchs darf der Arbeitgeber deshalb nicht einseitig anordnen, sondern nur, wenn dies in einem Tarifvertrag, in einer Betriebsvereinbarung (strittig) oder in einer Individualvereinbarung (Arbeitsvertrag) vereinbart worden ist. Es ist also eine schriftliche Vereinbarung mit den Arbeitnehmern erforderlich. Wurde die Kurzarbeit nach den genannten Kriterien nicht wirksam angeordnet, hat der Arbeitnehmer, der seine Arbeitsleistung anbietet, trotz des Arbeitsausfalls den vollen Vergütungsanspruch. Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht wegen des fehlenden Entgeltausfalls nicht.
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Hinweis:
Die Lage ist derzeit sehr unübersichtlich und es ergeben sich ständige Änderungen. Wir können deshalb keine Gewähr dafür übernehmen, dass die Angaben und Links aktuell und vollständig sind.
Diese Information stellt keine Rechtsberatung dar und kann keinesfalls eine individuelle Beratung ersetzen.
